ContactCenterLive

We schreven het al in onze vorige blog: een optimale klantbeleving begint met inzicht. Inzicht in zowel kwaliteit als in de inhoud. Maar hoe bewaak je als klantcontactmanager de kwaliteit? In deze blog delen we 4 tips.

1 Kijk naar de ruwe data

Als je een goede oplossing gebruikt, is het heel eenvoudig om een overzicht van de ruwe data uit te draaien. Zo krijg je inzicht in hoe lang de telefoon bij een bepaalde medewerker overgaat, wat er besproken is, hoe lang er gesproken is, waar het gesprek over ging, hoeveel gesprekken er waren over een bepaald onderwerp en of dat positieve of negatieve gesprekken waren. Zo krijg je een goed eerste beeld van hoe je team presteert.

2 Check de details

Na de ruwe data, wil je natuurlijk een verdieping. Als uit de ruwe data blijkt dat de klanttevredenheid is gedaald, zoom daar dan op in. Zijn er veel calls over een en hetzelfde onderwerp, welke medewerkers hebben die call gedaan, is er misschien één medewerker waar veel van de gesprekken negatief zijn. Met deze verdiepingsslag kom je tot specifieke actiepunten om een medewerker, een groep of misschien wel het hele team te coachen. Is de klantnaam wel vaak genoeg genoemd? Is de verbinding verbroken door de klant en niet door de medewerker? Dat soort zaken zijn belangrijk. Als je daar geen goede tool voor hebt moet je naast een medewerker gaan zitten om hun competentie te beoordelen. Dat is, zeker vandaag de dag, niet eenvoudig. Alle gesprekken terugluisteren of chats teruglezen, dat is veel te tijdrovend. Met een goede tool pik je heel eenvoudig de contacten met de opvallendste resultaten eruit. Dat scheelt heel veel tijd.

3 Steekproefsgewijze beoordeling

Vervolgens kun je steekproefsgewijs de klantcontacten beoordelen, of ze nu telefonisch, per mail of via chat hebben plaatsgevonden. Daarbij is het belangrijk dat je een standaard manier van beoordelen ontwikkelt. Gebruik bijvoorbeeld altijd hetzelfde formulier met vragen. Zo kun je de uitkomsten kalibreren, en kun je de resultaten goed vergelijken, ongeacht de coach, teamleider of manager die de beoordeling heeft uitgevoerd. Doordat de resultaten vergelijkbaar zijn, kun je ook totaalrapportages uitdraaien. Op basis van die uitkomsten – individueel of als team – kun je beslissen of medewerkers nog een bepaalde training nodig hebben.

4 Stel triggers in

Behalve het klantcontact an sich, is het natuurlijk ook belangrijk hoeveel tijd een medewerker besteedt aan het nawerk. Informatie moet in de juiste systemen worden ingevoerd en de juiste vervolgacties moeten worden ingezet. Door triggers in te stellen ben je altijd op de hoogte als een campagne te lang duurt of een bepaalde medewerker altijd over tijd is. Dan kun je heel gericht actie ondernemen, zodat de kwaliteit omhooggaat en de medewerkers productiever worden. Bovendien kun je zo beter beoordelen hoeveel medewerkers op een campagne moeten worden ingezet en wanneer de piektijden zijn.

Nieuwsgierig?

De ideale klantreis, de optimale klantbeleving, is de primaire factor waarmee je je kunt onderscheiden van de concurrentie. Door je kwaliteitsproces te structureren, draag je bij aan de toekomstbestendigheid en het succes van je organisatie, op korte én lange termijn. Wil jij je ook optimaal onderscheiden in de markt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We zoeken graag samen met jou naar dé ultieme oplossing voor jouw klantcontactcentrum. Eerst eens verder kennismaken? Blijf dan op de hoogte door je aan te melden voor onze nieuwsbrief.

Een optimale klantbeleving begint met inzicht. Inzicht in zowel kwaliteit als in de inhoud. Inzicht in de historie, maar ook realtime. Dankzij al dat inzicht breng je je medewerkers – en daarmee je organisatie – naar een hoger niveau, en het helpt je zelfs een negatieve boodschap om te draaien in een positieve.

Inzicht in kwaliteit

Het begint allemaal met een goede rapportage. Hoe meer data je verzamelt, en hoe waardevoller de informatie die daaruit voortkomt, hoe meer inzicht je hebt. Met een goed rapportagesysteem kun je bijvoorbeeld zien hoe je medewerkers presteren en welke kwaliteit ze leveren. Op basis daarvan kun je beslissingen nemen over hoe je je medewerkers gaat coachen om de kwaliteit hoog te houden. Maar je kunt bijvoorbeeld ook zien hoeveel calls en e-mails je binnenkrijgt, hoe vaak een klant terugbelt en hoe vaak je een zogenaamde ‘first time fix’ al dan niet haalt.

Inhoudelijk inzicht

Maar ook inhoudelijk wil je inzicht: waar gaan de contacten over? Zijn er veel vragen over facturen? Dan is er vast iets in je facturatieproces niet in orde. Introduceer je een nieuw product en stromen de vragen daarover binnen? Dan is de kans groot dat er in je communicatie ruimte voor verbetering zit. Zo gaat je klantcontactomgeving – als die goed is ingericht – veel meer inzichten dan alleen over het serviceproces. Het raakt aan al je processen.

Realtime inzicht

Behalve historische rapportage, waar je enorm veel informatie uit kunt halen, wil je ook realtime inzicht in wat er gebeurt. Is er om 14.00 uur ineens een piek in je calls, dan wil je direct zien waar die calls over gaan, zodat je op de situatie kunt inspringen. Zo kan er bijvoorbeeld een nieuwsbrief zijn verstuurd die vragen oproept, of misschien is er een leverprobleem, veroorzaakt door een derde.

Manage verwachtingen

Neem Black Friday. Voor veel webshops, zeker tijdens de coronapandemie, een heel belangrijk evenement – die tegenwoordig niet meer beperkt is tot die ene vrijdag. In deze periode zijn er enorm veel bestellingen gedaan. Die lever je natuurlijk het liefst binnen de termijn zoals die op je website staat vermeld. Maar de melding ‘Wegens grote drukte kunnen bestellingen mogelijk enkele dagen vertraging oplopen’ kunnen we inmiddels allemaal dromen. Zo’n melding is heel belangrijk. Door te vertellen dat je niet binnen de normale 24 uur levert, maar binnen – bijvoorbeeld – 48 uur, informeer je je klanten proactief en manage je de verwachtingen. Zo kun je zelfs een negatieve boodschap omdraaien in iets positiefs. Hetzelfde geldt voor een product dat met een defect uit de productie blijkt te zijn gekomen. Door proactief de kopers te benaderen, voorkom je heel veel gedoe en zorg je dat kopers met een positieve bril naar jouw organisatie blijven kijken.

Nieuwsgierig?

Die ideale klantreis, de optimale klantbeleving, is de primaire factor waarmee je je kunt onderscheiden van de concurrentie. Daarmee is het bepalend voor de toekomstbestendigheid en het succes van een organisatie, op korte én lange termijn. Wil jij je ook optimaal onderscheiden in de markt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We zoeken graag samen met jou naar dé ultieme oplossing voor jouw klantcontactcentrum. Eerst eens verder kennismaken? Blijf dan op de hoogte door je aan te melden voor onze nieuwsbrief.

Doorverbonden worden, steeds weer dezelfde vragen beantwoorden. We weten allemaal hoe het voelt om als klant niet gehoord te worden. Frustrerend voor de klant, maar ook voor de medewerker. Met een efficiënte klantcontactomgeving zorg je voor blije klanten en tevreden medewerkers. Een win-winsituatie voor jou als klantcontactmanager.

Te veel ballen hooghouden

In een traditionele klantcontactomgeving moet een medewerker op het moment dat een klant aan de – digitale – bel trekt, gegevens uit diverse omgevingen halen. Als een razende moet hij – of zij – wisselen tussen applicaties om overal stukjes informatie vandaan te halen om met dat ene, juiste antwoord naar de klant te komen. Negen van de tien keer gaat dat niet goed. We hebben het allemaal weleens meegemaakt: je wordt doorverbonden, je moet keer op keer dezelfde vragen beantwoorden of het duurt eindeloos voor je vraag of klacht behandeld wordt. Frustrerend voor de klant, frustrerend voor de medewerker, en frustrerend voor jou als klantcontactmanager. Op die manier maak je te veel kosten, moet je te veel ballen hooghouden en mis je het inzicht in de klantcontactprocessen.

Gouden combinatie

Als je je medewerkers efficiënter kunt inzetten, bespaar je kosten en heb je blijer personeel en tevredener klanten. Je medewerkers binnen de klantcontactomgeving moeten zich één met je product of dienst gaan voelen. Via welk kanaal het klantcontact ook verloopt, als de medewerker de vraag direct inhoudelijk correct kan afhandelen, betekent dat in alle opzichten winst. Techniek kan je medewerkers daarbij ondersteunen. Niet elke medewerker is hetzelfde. Iedereen heeft zijn eigen talent, kennis en ervaringen. Desondanks wil je dat elke klant optimaal geholpen wordt. Steeds weer. Door de juiste techniek in te zetten, kun je je medewerkers begeleiden. Je helpt ze niet alleen inhoudelijk – wat is het juiste antwoord op de vraag – maar ook door het hele proces. Als ze de juiste informatie over de juiste klant overzichtelijk bij elkaar in één scherm vinden, hebben ze een 360-graden-overzicht. Zo kan het klantcontact zo efficiënt mogelijk worden afgehandeld. Daarmee voelt niet alleen de klant zich herkend en gekend – ongeacht welke medewerker hij aan de lijn heeft –, je zorgt ook voor tevreden medewerkers. Twee vliegen in één klap: je creëert de ideale klantreis, en zorgt tegelijkertijd voor de optimale medewerkersreis. Een gouden combinatie.

Nieuwsgierig?

Die ideale klantreis, de optimale klantbeleving, is de primaire factor waarmee je je kunt onderscheiden van de concurrentie. Daarmee is het bepalend voor de toekomstbestendigheid en het succes van een organisatie, op korte én lange termijn. Wil jij je ook optimaal onderscheiden in de markt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We zoeken graag samen met jou naar dé ultieme oplossing voor jouw klantcontactcentrum. Eerst eens verder kennismaken? Blijf dan op de hoogte door je aan te melden voor onze nieuwsbrief.